リスト管理の共有で業務効率アップ！おすすめの共有ツール紹介

チームや組織として仕事をしていく上で、必要になってくるのが顧客リストの共有です。

顧客リストをエクセルで管理している企業はまだまだ多いですが、共有が難しいこと、リアルタイム性が無いこと、過去の進捗履歴が残らないことなど、デメリットもあります。

今回は、顧客リストを共有する上で知っておきたいポイント、ツール、注意点を紹介いたします。

リスト管理を共有するメリット

まず、リスト管理を共有する目的を整理していきましょう。リストを共有することで何がしたいのか、明確な目的がないと曖昧なままになってしまいます。

リスト管理を共有するメリットは、3つ挙げられます。

日々の営業活動についてリアルタイムで情報共有される事によって、自分の顧客のデータだけでなく、チームメンバーの顧客情報やアプローチの履歴を確認することができます。

これから商談に行く顧客への策を考えたり、顧客の同業他社での実績などのノウハウの共有もできますし、日報や資料作成などの報告、連絡、相談に必要な手間を省くことができます。

この時間を省くことで、PDCAの中でも重要なPlan（目標立て）を的確に、早くできる上、営業活動に当てられる時間も多くなります。

情報共有で業務を「見える化」することによって、今まで曖昧だった進捗状況や無駄な作業を発見することができます。

「今、誰がどこで何をしているのか」を把握することで、トラブルの際も上司は部下に的確に支持をすることができます。

情報を全員で共有することで、メンバー間のコミュニケーションも活発になり、連帯感も生まれます。

情報の共有をすることで、業務の円滑な進行、顧客の満足度維持につながります。

部下としては上司のフォローが受けられる安心感もあり、モチベーションも上がります。

上司としても事前に情報を把握しておくことで指示も出しやすく、トラブルによるリスクを軽減することができます。

結果的に、売り上げの向上につながるのです。

では、どのようにリストを管理し、共有していけば良いのでしょうか。

無料で、かつ共有も簡単なグーグルのスプレッドシートは、エクセルに使い方が近いので特別な知識はいらずに誰でも触れるツールとして人気です。

無料で利用できるうえ、スマートフォンやタブレットでもチェックができるので外出先でも顧客情報がチェックできます。

チームでリストを共有すれば、リアルタイムで情報共有ができます。

ですが、一度にたくさんの情報を入れ込むと重くなってしまう事も多く、大規模な顧客管理には不向きです。

クラウド型の顧客管理システム、CRMを利用するという手もあります。CRMは、顧客情報を管理し、共有するだけでなく、様々な切り口から分析できるものもあります。

自社で何を「見える化」したいのか、どんな課題を解決したいのかを整理することで、どういったリスト管理ツールが必要かがわかるはずです。

リスト管理を共有する際には、注意点がいくつかあります。

マルチデバイスはとても便利ですが、紛失などもしやすく、情報漏洩の問題も出てきます。デバイスのロックをかけたり、誰が入力できるかを権限によって分けたりする必要性があります。

もしデータを利用して分析・可視化をするシステムを利用する場合には、データに揺れがあると修正する手間がかかってしまうので、最初からデータの入力方法を統一しておく必要性があります。

大人数で利用していると、自分には関係のない情報も飛び交い、どれが自分にとって重要でどれが不要か、判断することは難しいでしょう。

これを回避するために、チーム内の情報はチームだけに公開する、などの権限を決めて必要な情報を探しやすく整理する必要もあります。

CRMのツールを使って情報共有をする場合には、初期費用がかかったり、ランニングコストがかかるようになります。便利な機能でも、使い方が難しくあまり定着しない事例も多いので、あらかじめトライアル期間を設けて利用すると良いでしょう。

リストをリアルタイムで共有しておくことは、大きなメリットがあります。

効率良く営業を進めていく上で大切になりますので、今まで属人的になっていたリスト管理を、共有していくことで無駄が省けることが多いです。

ただ管理していただけのデータを分析して、更なる売上アップにつながる場合もあります。

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