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突然ですが、営業をした後の管理はどうなっていますか?貰った名刺が机の中に眠っている……なんてことはありませんか?

また、顧客数が多くなりExcelでの管理が大変になってきた……と思っている方もいるかもしれません。

今回は、リスト管理とは何か、いまさら聞けないリストの管理方法とその活用法についてお伝えします。

リスト管理とは

「リスト管理」とは、顧客情報がデータ化され、管理・確認・追記がしやすい状態にあることです。

「新規の顧客のリスト」から営業をかけた場合、「電話がつながりやすい時間帯」「担当者の名前」「顧客の個人情報」「受注確度」など、ヒアリングした情報をデータ化する必要があります。

顧客の様々な情報や関係性をデータ化し、一元管理する仕組みづくりは近年どこの企業でも真剣に取り組むべき課題となっています。

なぜ、このようなリスト管理が近年重要視されているのか、詳しく見ていきましょう。

リスト管理が重要な理由

リスト管理
企業には様々な顧客情報が存在し、その情報をフルに活用できるかどうかが企業の発展を大きく左右する事にもなります。

この情報からターゲットを絞って営業活動に活かしたり、ニーズに合わせた情報発信で継続した関係を構築・維持していくことが可能になります。

リスト管理した情報を社内で共有することによって、営業活動の進捗を見える化でき、チーム内でアドバイスをすることやノウハウを共有することもでき、営業効率が上がることにもつながるのです。

営業の売上アップに必須ともいえるリスト管理。次はその具体的な方法を見ていきましょう。

リスト管理の方法

リスト管理

リスト管理をするには、3つの方法があります。
・Excel
・CRMシステム
・SFAシステム
この3つの管理方法のメリットデメリットをお伝えします。

Excelで管理する方法

メリット
導入コストが低い
慣れ親しんだソフトなので、誰もが使える
テンプレートを利用できる

デメリット
データ共有がスムーズにできない
データの消去、コピーが簡単にできてしまう
管理体制の確立が必要

一番手軽にリスト管理ができる方法がExcelです。導入コストも少なく済むのでもう活用しているという方も多いのではないでしょうか。

Excelでの管理方法は、データ共有がスムーズにできないので、データの入力に時間がかかってしまい情報の鮮度も落ちてしまいます。

多種多様な顧客情報をExcel上で管理しようとすると、データがシートやファイル毎にバラバラになってしまい統合管理が難しくなります。

リストは顧客の名前やメールアドレスを含んだデータなので、コピーされ流出してしまえば大問題になりかねません。

手軽で利用している方も多いExcelですが、多数の顧客を管理するにはセキュリティの面でも限界があります。

関連記事:リスト管理をエクセルで効率化。今すぐ使えるテンプレートサイト4選

CRMシステムで管理する方法

メリット
情報を簡単に入力できる
リアルタイムのデータ共有が簡単
詳細な情報を可視化できる

デメリット
コストがかかる
導入後慣れるまでに時間がかかる
どの商品が自社に合っているのかがわかりにくい

CRMは「Customer Relationship Management」の略で、日本語訳をすると「顧客関係管理」という意味です。

言葉通り顧客との関係を管理するためのシステムで、リスト管理をするためにぴったりのシステムです。

Excelでのリスト管理では、限られた情報のみになってしまうのに比べ、CRMシステムは購買目的やニーズなどの顧客属性や確度などの様々な視点からの情報を蓄積し、社内に共有することができます。

デメリットはコストがかかってしまうことと、自社に合ったものを選定するのが難しいことです。

SFAシステムで管理する方法

メリット
営業現場での情報を管理できる
営業担当間の引継ぎが円滑になる
CRMよりも深い顧客情報を管理できる

デメリット
コストがかかる
導入後慣れるまで時間がかかる

SFAは「Sales Force Automation」の略で、直訳すると「営業力の自動化」で、営業支援システムと呼ばれることが多いです。

主に営業担当が顧客を管理する際に利用するシステムで、スケジュール管理やTODOリスト管理、各個人の営業成績を可視化するなど、収集したデータは企業向けではありますが、営業個人で利用することとなるシステムです。

営業担当にしかわかりにくい顧客との関係性や、営業後の反応などをデータベース化し、社内で共有できるのがメリットです。

関連記事:リスト管理の共有で業務効率アップ!おすすめの共有ツール紹介

リストの活用方法

リスト管理についてお伝えしましたが、実際のところ一番重要なのは「リストをどう活用するか」です。

様々な方法でリスト化された顧客情報を、より活用するための機能がCRMシステム・SFSシステムには備わっています。

たとえば、顧客をグループ分けしてメールマガジンの一斉送信を行うことや、アンケート調査の実施をするなど、リストを活用して顧客の関係構築につなげていくことになります。

システムの導入は目的ではなく手段ですので、導入する場合にはどれだけ活用できるか、何を効率化できるのか、どれだけ結果を上げられるかを重要視すべきです。

リストを上手く活用し、アップセルやクロスセルにつなげるために、リスト管理システムを利用しましょう。

まとめ

リスト管理は、顧客情報を整理するだけでなく、活用していくことで更なる売上向上に役立ちます。

GoldenListは、AIと専門性を持つコンサルタントの両方の力を組み合わせたツールで、リストの整理や優良顧客の発掘を行うことができます。

Excelで管理しているリストも整理し、分類ごとに分析・可視化することができます。

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